Sommige werkzaamheden gaan het lekkerst als je er even helemaal in kunt duiken. Een voorstel schrijven. Een ontwerp uitwerken. De cijfers van de maand bekijken. Je ziet verbanden, komt op ideeën en maakt meters.
Tegelijk wil je bereikbaar zijn voor klanten. Hoe geef je allebei de ruimte? Een paar afspraken over wie de telefoon opneemt en wanneer je berichten bekijkt, kunnen een prettig begin zijn.
Concentratie kost energie
Gloria Mark, Daniela Gudith en Ulrich Klocke onderzochten in 2008 hoe mensen reageren op onderbrekingen. In een experiment met 48 deelnemers lieten ze mensen e-mailtaken uitvoeren, met en zonder tussentijdse onderbrekingen.
De onderbroken deelnemers werkten sneller als de tijd van de onderbrekingen zelf buiten beschouwing bleef. De kwaliteit verschilde niet aantoonbaar. Daar stond wel meer ervaren stress, frustratie en inspanning tegenover.
Mensen kunnen zich dus behoorlijk aanpassen. Maar sneller werken vertelt niet het hele verhaal over hoe een werkdag voelt. Dit was een afgebakend experiment, vooral met studenten; geen meting van een gemiddelde ondernemersdag.
Een rustig uur kan al fijn zijn
Misschien heb je geen hele ochtend nodig. Een uur om een offerte af te maken kan genoeg zijn. Spreek bijvoorbeeld met een collega af dat die in dat uur de telefoon aanneemt. Daarna wissel je om.
Werk je alleen, dan kun je kijken welke telefoontjes direct jouw aandacht nodig hebben en voor welke vragen een bericht of terugbelafspraak prima werkt. Een antwoordservice of AI-assistent kan daarbij een rol krijgen. Dat is een praktische mogelijkheid om zelf te proberen, geen uitkomst uit het experiment.
Het hoeft ook niet meteen iedere dag. Begin eens met het moment waarop je meestal aan werk zit dat veel concentratie vraagt. Kijk na een week of je daardoor prettiger kunt doorwerken.
Bereikbaar, op een manier die bij je past
Voor een beller is het fijn om te weten wat er gebeurt. Wie neemt de boodschap aan? Wanneer belt er iemand terug? Een duidelijke afspraak maakt het makkelijker om het gesprek later goed voort te zetten.
Kies daarom ook een moment om berichten te lezen. Bijvoorbeeld na een klantafspraak of voordat je aan je volgende taak begint. Dan heeft dat rustige werkuur een logisch vervolg.
Iedere onderneming heeft een ander ritme. Bij de één werkt een vast belmoment, bij de ander is afwisselen binnen het team handiger. Het doel is heel gewoon: aandacht kunnen geven aan je werk én aan de mensen die je bellen.
Bron: Mark, Gudith & Klocke (2008), The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress, CHI 2008, 107–110. https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf