Die mail die nog geschreven moet worden. Het voorstel waar al een paar losse aantekeningen voor zijn. De samenvatting van een lang document. Bij dat soort schrijfwerk kan AI je helpen om sneller aan een bruikbare eerste versie te komen.
Dat maakt de vraag interessant wat je met de gewonnen tijd kunt doen. Een klant rustig terugbellen, samen een idee uitwerken of gewoon op tijd de deur uit. Er is genoeg te kiezen.
Een vliegende start bij schrijfwerk
Shakked Noy en Whitney Zhang gaven 453 hoger opgeleide professionals schrijfopdrachten die bij hun beroep pasten. Onder hen waren mensen uit marketing, advies en personeelszaken. De helft kreeg bij een opdracht toegang tot ChatGPT; de andere helft niet.
Met AI nam de gemiddelde benodigde tijd met 40% af. Onafhankelijke beoordelaars gaven het werk bovendien een 18% hogere kwaliteitsscore. De resultaten verschenen in 2023 in Science.
Die percentages gaan over de onderzochte schrijftaken. Ze zijn geen voorspelling voor een hele werkdag of ieder bedrijf. Ze maken wel duidelijk dat een goede schrijfhulp bij bepaalde taken flink verschil kan maken.
Jij kent je klant
Neem een offerte. Je hebt met de klant gesproken en weet wat er nodig is. AI kan helpen om jouw aantekeningen in een leesbare opzet te veranderen. Jij vult de juiste afspraken, prijs en planning in en maakt er een voorstel van dat bij de klant past.
Hetzelfde kan bij een mail na een overleg. Geef aan wat je wilt overbrengen, voor wie de tekst is en welke afspraken erin moeten staan. Lees de uitkomst na en pas hem aan zoals je dat bij iedere eerste versie zou doen.
Kies een taak die vaak terugkomt. Dan merk je vanzelf beter welke informatie je moet meegeven en welke aanpak een bruikbare tekst oplevert.
Maak ruimte voor iets wat ertoe doet
Wil je weten hoeveel tijd het jou scheelt? Houd voor een paar vergelijkbare taken bij hoeveel tijd je nodig hebt, inclusief nalezen en aanpassen. Zo krijg je een beeld dat past bij jouw werk.
Bedenk vervolgens bewust waar die ruimte naartoe mag. Misschien wil je klanten wat vaker persoonlijk spreken. Misschien heeft een collega behoefte aan hulp. Of ligt er een idee waar je steeds niet aan toekomt.
Een bedrijf draait niet alleen om zoveel mogelijk taken wegwerken. Juist aandacht voor klanten, collega's en nieuwe plannen maakt het werk leuk. Als AI een deel van het schrijfwerk versnelt, kun jij kiezen waar die extra tijd het best terechtkomt.
Bron: Noy & Zhang (2023), Experimental evidence on the productivity effects of generative artificial intelligence, Science, 381, 187–192. https://doi.org/10.1126/science.adh2586
Uitleg van MIT: https://news.mit.edu/2023/study-finds-chatgpt-boosts-worker-productivity-writing-0714